Wielu właścicieli sklepów zadaje sobie pytanie, ile kosztuje przesyłka za pobraniem i czy ta forma płatności w ogóle się opłaca. Odpowiedź składa się z kilku części: opłaty za usługę pobrania, sposobu rozliczenia pieniędzy z przewoźnikiem, ryzyka odmowy odbioru i kosztu zwrotu. W tym wpisie opisujemy każdą z nich, bez podawania konkretnych stawek, bo te zależą od przewoźnika i od Twojej umowy. Aktualne wartości znajdziesz w oficjalnych cennikach przewoźników.
Jak działa przesyłka za pobraniem
Przy pobraniu kupujący płaci za towar kurierowi w momencie odbioru paczki. Kurier przyjmuje gotówkę albo płatność kartą, jeśli taką możliwość oferuje, a następnie przekazuje środki przewoźnikowi. Przewoźnik, po swoim okresie rozliczeniowym, przelewa pieniądze na konto sklepu. Cały proces wymaga więc zaufania do kilku ogniw: klienta, kuriera i przewoźnika.
Dla kupującego pobranie jest wygodne, bo nie musi płacić z góry. Dla sklepu oznacza opóźnienie wpływu środków i większe ryzyko, że paczka nie zostanie odebrana.
Z czego składa się koszt pobrania
Na całkowity koszt wpływa kilka elementów, które warto rozdzielić.
- Opłata za usługę pobrania, naliczana zwykle jako stała kwota lub zależna od kwoty pobrania.
- Cena samej przesyłki, która bywa inna niż bez pobrania.
- Ewentualna opłata za przelew środków lub za wcześniejsze rozliczenie, jeśli przewoźnik daje taką opcję.
- Koszt zwrotu paczki, gdy klient jej nie odbierze.
Ogólną strukturę kosztów wysyłki omawiamy w osobnym wpisie, ile kosztuje wysłanie paczki. Warto go przeczytać, aby porównać pobranie z innymi usługami dodatkowymi.
Rozliczenie pieniędzy od kuriera
Zasady rozliczeń różnią się między przewoźnikami. Zwykle środki trafiają do sklepu w określonym terminie po doręczeniu, a przewoźnik wysyła zestawienie pobrań. Ważne, aby umiejętnie uzgodnić dane z własną księgowością.
Jak uzgadniać wpływy
Przy kilku przewoźnikach i dziesiątkach pobrań dziennie łatwo się pogubić. Pomaga prosta zasada: każdemu zamówieniu za pobraniem przypisz numer przesyłki i kwotę, a potem porównuj to z zestawieniem od przewoźnika. Niezgodności wyłapiesz szybko, zanim staną się dużym problemem.
Czego pilnować
Kwota pobrania na etykiecie musi być zgodna z kwotą zamówienia. Jeśli klient zmienił koszyk po wygenerowaniu etykiety, trzeba ją przygotować ponownie. Błędna kwota oznacza kłopotliwe poprawki i reklamacje.
Ryzyko odmowy odbioru
Największym kosztem ukrytym przy pobraniu jest paczka, której nikt nie odbiera. Sklep płaci wtedy za drogę do klienta, drogę powrotną i często jeszcze za ponowną obsługę towaru. Do tego dochodzi czas pracy i zamrożony towar.
Poniższa tabela pokazuje, skąd bierze się to ryzyko i co można z nim zrobić.
| Przyczyna odmowy | Skutek | Jak ograniczać |
|---|---|---|
| Klient zmienił zdanie | Zwrot i podwójny koszt drogi | Potwierdzenie zamówienia przed wysyłką |
| Brak kogoś w domu | Ponowne próby, opóźnienie | Informacje o dostawie i możliwość zmiany terminu |
| Błędny adres lub telefon | Paczka nie dociera | Weryfikacja danych przed nadaniem |
| Brak gotówki lub środków | Odmowa przy kurierze | Informacja o dostępnych formach płatności |
Jak ograniczać odmowy odbioru
- Wysyłaj klientowi wiadomość z potwierdzeniem zamówienia i informacją, że paczka jest za pobraniem.
- Weryfikuj telefon i adres. Kurier musi móc się skontaktować z odbiorcą.
- Zachęcaj do płatności online, na przykład niewielkim rabatem lub wyraźnie widoczną opcją w koszyku.
- Zapisuj, którzy klienci wielokrotnie nie odbierali paczek, i rozważ dla nich wyłącznie płatność z góry.
- Wybieraj dostawę do automatu lub punktu tam, gdzie odbiór jest prostszy dla klienta.
Dobrym sposobem jest też jasna informacja w koszyku: ile wynosi opłata za pobranie i dlaczego. Klient, który rozumie koszt, częściej wybiera tańszą formę płatności. Jeśli chcesz uporządkować dane odbiorców, przeczytaj wpis o błędach w adresach odbiorców.
Zwroty i reklamacje przesyłek za pobraniem
Gdy klient odeśle towar po odbiorze, zwrot pieniędzy odbywa się po stronie sklepu, bo pieniądze zostały już rozliczone z przewoźnikiem. Warto mieć jasną procedurę: kto zwraca środki, w jakim terminie i na jaki rachunek. Przy płatności gotówką kurierowi klient nie ma karty ani konta powiązanego z transakcją, więc potrzebny jest numer rachunku do przelewu.
Osobną sytuacją jest uszkodzenie paczki w transporcie. Wtedy sprawdź zasady reklamacji i odszkodowań w warunkach swojej umowy. Przewoźnicy mają różne terminy zgłoszeń i wymagania dotyczące dokumentacji, takiej jak protokół szkody.
Czy pobranie się opłaca
To zależy od profilu sklepu. Pobranie sprawdza się tam, gdzie klienci cenią tę formę i rzadko odmawiają odbioru, na przykład przy mniejszych zamówieniach od stałych odbiorców. Mniej opłaca się przy drogich, rzadko kupowanych produktach lub w sklepach z dużym odsetkiem zwrotów.
Prosty test: policz, ile wynosi koszt pobrania na zamówienie, i porównaj to z kosztem odmów w skali miesiąca. Jeśli odmowy zjadają zysk, ogranicz pobranie do wybranych grup klientów lub produktów. Możesz też wybrać przewoźnika o lepszych warunkach rozliczeń. Jak go wybrać, opisujemy we wpisie firmy kurierskie dla sklepu.
Nadawanie paczek za pobraniem w praktyce
Przy nadawaniu zbiorczym kluczowe jest poprawne przypisanie kwoty pobrania do każdej przesyłki. Jeśli wczytujesz zamówienia z arkusza, dodaj osobną kolumnę z kwotą i zadbaj o jednolity zapis liczb. Więcej o przygotowaniu takiej listy znajdziesz w poradniku plik importu przesyłek z arkusza.
Szczegóły obsługi pobrań u poszczególnych przewoźników zależą od ich zasad. Zajrzyj na strony o nadawaniu przez InPost, DPD, DHL oraz Pocztę Polską, a koszty narzędzia sprawdzisz w cenniku.
Komunikacja z klientem przy pobraniu
Dobrze napisana wiadomość potrafi zmniejszyć liczbę odmów odbioru. Powinna zawierać numer zamówienia, kwotę do zapłaty kurierowi, przewidywany termin i informację o dostępnych formach płatności przy odbiorze. Klient, który wie, ile ma przygotować, rzadziej odmawia.
Przed wysyłką
Krótka wiadomość z potwierdzeniem zamówienia daje klientowi szansę na poprawienie danych lub rezygnację, zanim paczka wyjedzie z magazynu. Rezygnacja przed nadaniem nic nie kosztuje, a po nadaniu kosztuje drogę w obie strony.
W trakcie dostawy
Powiadomienia przewoźnika o dostawie pomagają, bo klient wie, kiedy ma być w domu. Upewnij się, że numer telefonu i adres e-mail w zamówieniu są poprawne, bo to na nie trafiają informacje o kurierze.
Po nieudanej próbie
Jeśli paczka nie została odebrana, skontaktuj się z klientem od razu. Często wystarczy ustalić nowy termin lub zamienić odbiór na punkt. Im szybciej to zrobisz, tym większa szansa, że paczka nie wróci.
Alternatywy dla pobrania
Jeśli odsetek odmów rośnie, rozważ inne formy płatności. Płatność online z góry eliminuje ryzyko nieodebrania, a nowoczesne metody płatności są dla wielu klientów równie wygodne jak gotówka. Możesz też zaproponować płatność przy odbiorze w punkcie, gdzie opłata bywa niższa, a odbiór łatwiejszy niż u kuriera. Przy tańszych produktach dobrym rozwiązaniem jest wymóg płatności z góry dla nowych klientów i pobranie dla powracających.
Każda z tych opcji zmienia strukturę kosztów, więc warto policzyć ją na własnych danych. Dane o rzeczywistym koszcie nieudanych dostaw dają pewniejszą podstawę do decyzji niż ogólne przekonania.
Księgowość i dokumentowanie pobrań
Pobrania warto księgować osobno, bo pieniądze od przewoźnika przychodzą zbiorczo, często za kilka zamówień jednym przelewem. Do każdego przelewu przypisz listę przesyłek, które się na niego składają, i porównaj sumę z zamówieniami. Różnica może wynikać z potrąconej opłaty za pobranie, z korekty kwoty lub z błędu kuriera.
Zachowuj zestawienia od przewoźników przez cały okres wymagany przepisami. W razie sporu z klientem lub przewoźnikiem to one pokazują, kiedy i w jakiej kwocie paczka została odebrana. Jeśli masz wątpliwości co do sposobu księgowania, skonsultuj je z osobą prowadzącą księgi.
Pobranie a rodzaj produktu
Ryzyko odmowy nie jest takie samo dla każdego asortymentu. Produkty tanie, kupowane impulsywnie, odmawiane są częściej niż towary kupowane po długim namyśle. Rzeczy na wymiar, personalizowane lub trudne do odsprzedania powinny być płatne z góry, bo ich zwrot oznacza niemal całkowitą stratę.
Przeanalizuj własne dane i zobacz, w których kategoriach odsetek niedoręczeń przy pobraniu jest najwyższy. Czasem wystarczy wyłączyć tę formę płatności dla jednej grupy produktów, aby wyraźnie poprawić wynik. Taka decyzja wymaga tylko prostego zestawienia, a oszczędza realne pieniądze każdego miesiąca.
Chcesz zbiorczo przygotować paczki, także te z pobraniem, i sprawdzić dane przed wysyłką? Wypróbuj to na własnych adresach.