Jeśli nadajesz więcej niż kilka paczek dziennie, wpisywanie każdej z nich ręcznie przestaje mieć sens. Zamiast tego przygotowujesz arkusz z zamówieniami i wczytujesz go jednorazowo. Dobry plik importu przesyłek to taki, w którym każda kolumna ma jasne znaczenie, a dane są zapisane w jednolity sposób. W tym poradniku opisujemy, jakie kolumny przygotować, jak zapisać telefony, kody pocztowe i kody punktów odbioru oraz jakie błędy pojawiają się najczęściej.
Jakie kolumny powinien mieć arkusz
Układ zależy od narzędzia, którego używasz, ale większość importów opiera się na podobnym zestawie informacji. Warto przygotować jedną uniwersalną tabelę, z której później weźmiesz potrzebne pola.
| Kolumna | Co zawiera | Uwagi |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko lub firma | Dane odbiorcy | Nazwa firmy w osobnej kolumnie, jeśli dotyczy |
| Ulica i numer | Adres doręczenia | Numer domu i lokalu możesz zapisać razem lub osobno |
| Kod pocztowy | Pięć cyfr z myślnikiem | Format 00-000 |
| Miasto | Miejscowość | Bez skrótów |
| Telefon | Numer kontaktowy | Same cyfry, bez spacji |
| Adres odbiorcy | Do powiadomień o paczce | |
| Kod punktu odbioru | Paczkomat lub punkt | Tylko przy dostawie do punktu |
| Waga lub rozmiar | Parametry paczki | Zgodne z deklaracją przy nadaniu |
| Kwota pobrania | Wartość do pobrania | Puste, jeśli nie ma pobrania |
| Numer zamówienia | Identyfikator ze sklepu | Ułatwia późniejsze rozliczenie |
Jak zapisać telefony
Telefon to pole, które najczęściej sprawia kłopot. Odbiorcy wpisują numery na różne sposoby: ze spacjami, z myślnikami, z prefiksem kraju albo bez. Narzędzie do importu zwykle oczekuje jednolitego zapisu, więc warto ujednolicić go jeszcze w arkuszu.
- Usuń spacje, nawiasy i inne znaki rozdzielające.
- Zdecyduj, czy zapisujesz numery z prefiksem kraju, i trzymaj się tej decyzji w całej kolumnie.
- Pamiętaj, że arkusz może usunąć zero lub zamienić długi numer na zapis naukowy. Ustaw format kolumny jako tekst.
- Sprawdź, czy numer ma właściwą liczbę cyfr dla danego kraju.
Błędny telefon to powszechna przyczyna nieudanych doręczeń, bo kurier nie może skontaktować się z odbiorcą, a automat paczkowy wysyła kod na zły numer.
Kody pocztowe i miasta
Polski kod pocztowy ma pięć cyfr i myślnik po drugiej cyfrze. Arkusze lubią zamieniać taki zapis na liczbę lub datę, co bywa widoczne dopiero po imporcie. Dlatego również tę kolumnę ustaw jako tekst.
Typowe pomyłki
Brak myślnika, dodatkowe spacje, kod z innego miasta lub zamiana miejscowości na dzielnicę. Przy dużych miastach zdarza się też, że klient podaje kod z poprzedniego adresu. Po imporcie warto porównać kod z nazwą miejscowości, a w razie rozbieżności poprosić o potwierdzenie.
Adresy zagraniczne
Przy wysyłkach poza Polskę kolumna z krajem jest obowiązkowa, a formaty kodów różnią się między państwami. Dla takich wierszy trzymaj osobną sekcję arkusza albo oddzielny plik.
Kody paczkomatów i punktów odbioru
Przy dostawie do automatu lub punktu najważniejsze jest poprawne wpisanie kodu miejsca odbioru. Błąd w jednym znaku wysyła paczkę do innego automatu, często w innym mieście. Kod ma ustalony zapis, zwykle kilka liter, cyfry i ewentualnie literę na końcu.
- Kopiuj kod bezpośrednio z zamówienia, nie przepisuj go ręcznie.
- Zapisuj wielkimi literami, zgodnie z systemem przewoźnika.
- Nie dodawaj spacji na początku ani na końcu.
- Sprawdź, czy zamówienie ma wybrany punkt, zanim zostanie nadane.
- Jeśli kolumna jest pusta, a zamówienie wymaga punktu, wstrzymaj paczkę.
Pamiętaj, że różni przewoźnicy mają własne systemy kodów punktów, więc ten sam wiersz nie zadziała u dwóch firm. Szczegóły dla poszczególnych usług znajdziesz na stronach o nadawaniu przez InPost, DPD, DHL i Pocztę Polską.
Najczęstsze błędy przy wczytywaniu
Większość problemów po imporcie wynika z kilku powtarzalnych sytuacji. Poniższa lista pomoże je wyłapać jeszcze w arkuszu.
- Puste wiersze w środku tabeli, które importer traktuje jako koniec danych.
- Scalone komórki, które przesuwają kolumny.
- Zmienione nazwy kolumn w porównaniu z poprzednim plikiem.
- Polskie znaki zapisane w złym kodowaniu, widoczne jako dziwne symbole.
- Przecinek lub średnik w polach tekstowych, który zaburza podział na kolumny w pliku tekstowym.
- Zduplikowane zamówienia, czyli ta sama paczka w dwóch wierszach.
Zapis pliku
Przy zapisie do pliku tekstowego wybierz kodowanie obsługujące polskie znaki i konsekwentnie ten sam separator kolumn. Jeśli importer pokazuje podgląd, sprawdź kilka pierwszych wierszy, zanim zaakceptujesz cały plik.
Kontrola danych przed nadaniem
Dobry plik to dopiero połowa pracy. Zanim wygenerujesz etykiety, sprawdź poprawność adresów. Wczytanie z arkusza nie gwarantuje, że wszystkie dane są prawdziwe, bo błędy robią klienci przy składaniu zamówień. O typowych pomyłkach i ich skutkach piszemy we wpisie błędy w adresach odbiorców.
Wersję roboczą pliku warto zapisywać pod nową nazwą, na przykład z datą. Dzięki temu w razie reklamacji wiesz, jakie dane poszły do przewoźnika. Jeśli pracujesz z kilkoma przewoźnikami, dodaj kolumnę z wybraną usługą, żeby jednym importem obsłużyć wszystkich. Wybór przewoźników opisujemy we wpisie firmy kurierskie dla sklepu.
Prosty schemat pracy z arkuszem
- Wyeksportuj zamówienia ze sklepu do arkusza.
- Ujednolić formaty telefonów, kodów i kwot.
- Usuń puste wiersze i duplikaty.
- Sprawdź kody punktów odbioru oraz kwoty pobrań.
- Zapisz plik w poprawnym kodowaniu.
- Wczytaj i przejrzyj podgląd, a dopiero potem nadawaj paczki.
Taki rytuał zajmuje kilka minut, a ratuje przed dziesiątkami zwróconych paczek. Z czasem możesz zapisać wzorcowy plik z gotowymi nagłówkami i kopiować go za każdym razem. Informacje o kosztach narzędzia znajdziesz w cenniku, a o samych etykietach w materiale etykiety kurierskie.
Jak obsługiwać duże pliki
Przy kilkuset wierszach pojedyncza pomyłka łatwo ginie w tłumie. Zamiast wczytywać wszystko naraz, dziel plik na partie według przewoźnika, usługi lub dnia nadania. Mniejszy plik łatwiej sprawdzić, a ewentualny błąd dotyczy mniejszej liczby paczek.
Wersje i nazwy plików
Nadawaj plikom nazwy z datą i krótkim opisem, na przykład kolejnością partii. Trzymaj w jednym miejscu plik źródłowy ze sklepu i plik po poprawkach. W razie reklamacji sprawdzisz, co dokładnie zostało nadane.
Dane osobowe
Plik z adresami i telefonami to dane osobowe. Nie przechowuj go dłużej, niż potrzeba, nie wysyłaj mailem bez potrzeby i nie zostawiaj na wspólnym dysku bez ograniczenia dostępu. Po zakończeniu nadania usuń niepotrzebne kopie.
Gdy arkusz pochodzi z różnych źródeł
Zdarza się, że zamówienia pochodzą z kilku kanałów sprzedaży, a każdy eksportuje dane inaczej. Jeden używa jednej kolumny na cały adres, inny dzieli go na pięć pól. Zanim połączysz je w jedną tabelę, ustal wspólny układ i przepisz dane źródłowe do tego układu. Zapisz sobie regułę mapowania, żeby kolejny import zajął kilka minut, a nie godzinę.
Przy łączeniu źródeł szczególnie pilnuj powtórzeń. To samo zamówienie bywa widoczne w dwóch eksportach, jeśli klient zmienił status lub został zaktualizowany. Duplikat oznacza podwójną paczkę i podwójny koszt, a czasem dwie dostawy do klienta. Sprawdzaj numery zamówień i usuwaj powtórzenia przed wczytaniem. Jeśli dopiero zastanawiasz się, jak policzyć koszt takiej pomyłki, zajrzyj do wpisu ile kosztuje wysłanie paczki. Z kolei dla paczek z pobraniem kolumna z kwotą ma wyjątkowe znaczenie, o czym piszemy w wpisie ile kosztuje przesyłka za pobraniem.
Pole na uwagi i dodatkowe informacje
Dobrze mieć w arkuszu kolumnę na uwagi, w której zapiszesz informacje dla kuriera, na przykład kod do domofonu lub preferowane godziny doręczenia. Nie każde narzędzie przekazuje je przewoźnikowi, więc sprawdź, czy pole jest obsługiwane i ile znaków może zawierać. Zbyt długi tekst zostanie obcięty, a ważna informacja zniknie.
Nie wpisuj w tej kolumnie danych, które powinny mieć własne pola, takich jak numer lokalu czy telefon. Mieszanie informacji prowadzi do błędów przy dalszym przetwarzaniu. Zachowaj prostą zasadę: jedna kolumna, jedna informacja.
Wzorcowy plik jako szablon
Jeśli nadajesz regularnie, stwórz szablon z gotowymi nagłówkami, ustawionymi formatami kolumn i krótkim opisem, co wpisać w każdą z nich. Każdy nowy plik zaczynaj od kopii szablonu, a nie od eksportu bez przygotowania. Zmniejsza to liczbę błędów, a nowa osoba w zespole szybko rozumie, jak wygląda poprawny plik.
Dopisz do szablonu kilka wierszy przykładowych, wyraźnie oznaczonych jako wzór, i pamiętaj o ich usunięciu przed wczytaniem. Raz na jakiś czas zaktualizuj szablon, gdy zmienia się zakres usług lub wymagane pola.
Chcesz wczytać swój arkusz i zobaczyć, które adresy wymagają poprawy przed wysyłką? Wypróbuj to na własnych danych.