Naklejki na paczki kurierskie to w praktyce etykiety samoprzylepne, na których drukuje się dane przesyłki i kod kreskowy. Dobrze dobrane naklejki na paczki kurierskie przyspieszają pakowanie, a źle dobrane powodują krzywe wydruki, odklejające się etykiety i kody, których nie da się zeskanować. W tym poradniku wyjaśniamy, jakie rodzaje etykiet istnieją, czym różnią się formaty A6, 100x150 i arkusz A4 na cztery etykiety, jak ustawić wydruk i co zrobić, żeby etykieta dotarła razem z paczką.
Czym jest etykieta samoprzylepna i dlaczego ma znaczenie
Etykieta kurierska zawiera dane nadawcy i odbiorcy, numer przesyłki oraz kod kreskowy lub kod QR. To na jej podstawie sortownia kieruje paczkę dalej. Jeśli kod jest nieczytelny, paczka zatrzymuje się na ręcznej obsłudze, co wydłuża czas dostawy.
Naklejka powinna mieć mocny klej, odporny na kurz i wilgoć, oraz powierzchnię, na której wydruk się nie rozmazuje. Wybór materiału zależy od rodzaju drukarki. Do wydruku termicznego potrzebny jest papier termiczny, do drukarek atramentowych i laserowych zwykły papier samoprzylepny odpowiedni dla danej technologii.
Główne formaty naklejek
W praktyce sklepy korzystają z trzech rozwiązań. Poniższa tabela porządkuje je według zastosowania.
| Format | Typowe użycie | Uwagi |
|---|---|---|
| 100x150 mm | Drukarki termiczne, rolki lub składanki | Najczęstszy format w e-commerce |
| A6 (105x148 mm) | Drukarki biurowe lub etykiety do cięcia | Bardzo zbliżony do 100x150 |
| Arkusz A4 na cztery etykiety | Zwykłe drukarki biurowe | Wymaga pilnowania, które pola są już użyte |
Różnice rozmiarów omawiamy szerzej we wpisie rozmiar etykiety kurierskiej, gdzie pokazujemy też, jak ustawić skalowanie.
Naklejki do drukarki termicznej
To najwygodniejsze rozwiązanie, jeśli wysyłasz regularnie. Etykiety w formacie 100x150 mm są nawinięte na rolkę lub ułożone w składankę. Wkładasz je do drukarki, wysyłasz plik i dostajesz gotową naklejkę, którą od razu przyklejasz na paczkę. Nie trzeba ciąć papieru ani używać nożyczek.
Zalety
Szybkość, brak tuszu i toneru, dobra czytelność kodów oraz niski koszt jednej etykiety. Wydruk termiczny jest ostry, a to przekłada się na pewniejsze skanowanie w sortowni.
Wady
Potrzebujesz specjalnej drukarki i papieru termicznego. Wydruk może blaknąć pod wpływem ciepła lub światła, więc nie zostawiaj gotowych etykiet w nasłonecznionym miejscu. Szczegóły dotyczące wyboru sprzętu opisujemy we wpisie drukarka do etykiet kurierskich.
Arkusze A4 i zwykła drukarka
Jeśli nie masz drukarki termicznej, możesz użyć arkuszy samoprzylepnych A4. Najczęściej spotkasz arkusze z podziałem na cztery etykiety. Drukujesz jedną, dwie lub trzy etykiety, a reszta arkusza zostaje na później. To oszczędne, ale wymaga uwagi, bo ponowne włożenie częściowo zużytego arkusza do drukarki często kończy się zacięciem lub wydrukiem na złym polu.
- Zaznacz na arkuszu, które pola zostały wykorzystane.
- Włóż arkusz zgodnie z instrukcją drukarki, stroną do druku w odpowiednią stronę.
- Wybierz w ustawieniach pole, od którego ma zacząć się wydruk, jeśli program na to pozwala.
- Wydrukuj najpierw próbę na zwykłej kartce i przyłóż ją do arkusza pod światło.
- Dopiero potem drukuj na właściwym arkuszu.
Alternatywą jest wydruk zwykłej etykiety na papierze A4 i przyklejenie jej taśmą lub włożenie do przezroczystej kieszeni. To działa, ale jest wolniejsze i mniej estetyczne. Przy większej liczbie paczek szybko staje się niewygodne.
Ustawienia wydruku, które decydują o jakości
Nawet najlepsza naklejka nie pomoże, gdy ustawienia są złe. Sprawdź kilka rzeczy przed każdą nową partią.
- Rozmiar papieru ustawiony zgodnie z używaną naklejką.
- Skala 100 procent, bez opcji dopasowania do strony.
- Marginesy ustawione tak, aby kod kreskowy nie dotykał brzegu.
- Jakość wydruku bez trybu oszczędzania tuszu, który jaśniejszy wydruk robi trudniejszym do odczytu.
- Prawidłowa orientacja, bo etykieta wydrukowana bokiem bywa przycięta.
Po zmianie ustawień zawsze wykonaj wydruk próbny i zeskanuj kod telefonem lub czytnikiem. Jeśli kod skanuje się bez problemu, możesz przechodzić do pracy.
Jak przyklejać naklejki na paczki
Na pozór to oczywiste, ale kilka błędów powtarza się często. Etykieta powinna leżeć na płaskiej powierzchni kartonu, nie na krawędzi ani na zagięciu. Jeśli naklejka zachodzi na szew taśmy, kod może się pofałdować. Unikaj też przyklejania jej na folię bąbelkową lub papier, który łatwo się odrywa.
Ochrona przed uszkodzeniem
Przy wilgotnych warunkach przyklej na etykiecie przezroczystą taśmę, ale tak, aby nie zasłonić kodu odblaskiem. Błyszcząca taśma nad kodem bywa przyczyną nieudanych skanów.
Jedna etykieta, jedna paczka
Nie naklejaj kilku etykiet na jednej przesyłce, chyba że jest to wprost wymagane przy przesyłce wielopaczkowej. Zdublowane kody powodują zamieszanie w sortowni. Stare etykiety z kartonów wielokrotnego użytku zakryj lub usuń.
Skąd wziąć etykiety dla różnych przewoźników
Każdy przewoźnik generuje etykiety na podstawie danych z nadania. Jeżeli współpracujesz z kilkoma, możesz dostawać pliki w różnych rozmiarach i układach. Warto więc zadbać, by wszystkie trafiały na jedną drukarkę w jednym formacie. Wtedy pakowacz nie zmienia ustawień między paczkami.
Zbiorcze wystawianie etykiet na własnych umowach opisujemy na stronach: nadawanie paczek InPost, DPD, DHL i Poczta Polska. Ogólny opis tematu znajdziesz w materiale o etykietach kurierskich, a koszty korzystania z narzędzia w cenniku.
Najczęstsze problemy i szybkie rozwiązania
- Kod nie skanuje się. Sprawdź czystość głowicy lub jakość tuszu, a także skalowanie.
- Etykieta odkleja się. Oczyść powierzchnię kartonu lub zmień naklejki na takie z mocniejszym klejem.
- Wydruk jest ucięty. Popraw rozmiar papieru i wyłącz dopasowanie do strony.
- Drukarka zacina arkusze. Nie używaj pomiętych lub częściowo zużytych arkuszy wielokrotnie.
- Etykieta wyblakła. Zmień warunki przechowywania gotowych wydruków.
Dzięki prostym nawykom unikniesz większości kłopotów. Dobra naklejka to taka, której nie zauważysz w trakcie pracy, a która bez zastrzeżeń przechodzi przez sortownię.
Jak dobrać rodzaj kleju i materiału
Nie każda naklejka nadaje się na każdy karton. Klej trwały dobrze trzyma na gładkim kartonie, ale może słabiej na kartonach z recyklingu, które mają chropowatą powierzchnię. Przy zimnych magazynach potrzebny jest klej, który nie traci przyczepności w niskiej temperaturze. Jeśli pakujesz w torby foliowe, wybierz naklejki o silnej przyczepności do tworzyw.
Powierzchnia matowa i błyszcząca
Matowe etykiety lepiej współpracują ze skanerami, bo nie odbijają światła. Błyszczące mogą dawać refleks, który utrudnia odczyt kodu. Jeśli masz wybór, postaw na matowe.
Trwałość w transporcie
Paczka podczas transportu przechodzi przez wiele rąk i taśm. Etykieta musi wytrzymać tarcie i wilgoć. Papier termiczny dobrej jakości jest w tym zakresie wystarczający, ale pamiętaj o zabezpieczeniu naklejek, gdy paczka ma długą drogę, np. wysyłka zagraniczna.
Organizacja zapasu naklejek
Zapas materiałów powinien odpowiadać liczbie paczek. Policz średnie zużycie w tygodniu i dodaj margines na okresy wzmożonej sprzedaży. Rolki trzymaj w oryginalnych opakowaniach, z dala od słońca i grzejników. Arkusze A4 przechowuj płasko, bo zgięty arkusz łatwiej się zacina.
Przy większej wysyłce wybór formatu wpływa też na koszt. Rolka 100x150 jest zwykle wygodniejsza niż arkusze, ale zmienia kalkulację zakupu. Warto porównać, ile kosztuje jedna naklejka w każdym rozwiązaniu, oraz ile czasu zajmuje przygotowanie paczki. Z pomocą przychodzi wpis ile kosztuje wysłanie paczki, gdzie omawiamy, jak liczyć koszt całościowo. A jeśli wciąż zastanawiasz się nad formatem, sięgnij po poradnik rozmiar etykiety kurierskiej.
Dodatkowe naklejki ostrzegawcze i informacyjne
Poza etykietą przewoźnika na paczce mogą znaleźć się inne naklejki: oznaczenie szkła, strzałki wskazujące pozycję, informacja o towarze delikatnym. Przewoźnik nie musi ich honorować, ale pomagają pracownikom sortowni obchodzić się z przesyłką ostrożniej. Przyklej je w widocznym miejscu, z dala od kodu kreskowego, aby nie zasłaniały etykiety.
Możesz też dodać własną naklejkę z logo sklepu lub z podziękowaniem. To drobny element marki, który nie wpływa na dostawę, ale poprawia wrażenie po otwarciu paczki. Pamiętaj tylko, aby nie umieszczać ich na tej samej ścianie kartonu, na której leży etykieta kurierska.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda zbiorcze generowanie etykiet w jednym formacie dla kilku przewoźników, wypróbuj to na własnych adresach.